Nuestra jornada laboral nos invita al multitasking, a muchos clientes y proyectos a la vez sumado a miles de redes que nos avisan que tenemos que atenderlas. Para poder manejar esos momentos, te presento una herramienta que puede ayudarte a entender y racionalizar el “cómo” usas tú tiempo.
Una vez leí que la vida nos regala cada día 1440 monedas de oro en forma de minutos para que hagamos lo que querramos con ello. Si pensáramos al tiempo como un vehículo de consecución de nuestros objetivos, creo que es sumamente interesante ver cómo podemos hacer que juegue a nuestro favor. La correcta administración de nuestro tiempo consiste en determinar cómo lo usamos para alcanzar nuestras metas, en el menor tiempo posible.
Según Diana Barimboin, psicóloga y docente del Programa de Capacitación de Administración del tiempo de la UADE:“No hay nada más fácil que trabajar mucho y nada más difícil que ser realmente efectivo. Los empleados están siempre apagando incendios y esto no les permite planificar a mediano y largo plazo”
Una herramienta para poder planificar tu tiempo
La MATRIZ DE GESTION DEL TIEMPO es muy fácil de hacer y permite que puedas cargar el porcentaje de tiempo que le dedicás a cada proyecto o cliente. Suponiendo que poseas clientes fijos con acciones estables en el año, puede que tengas una sola matriz de tiempo anual. Ahora si tus trabajos/clientes/proyectos van cambiando mes a mes, es probable que debas contemplar realizar un esquema diferente a medida que tus tareas vayan cambiando.
Para que puedas visualizarla aquí te dejo un ejemplo:
- Al comenzar determinás la periodicidad de esa matriz, es decir, elegís si vas a hacer un seguimiento semanal/mensual/trimestral/anual, etc. (en este ejemplo vamos a trabajar con una matriz mensual).
- Luego tenés que definir qué porcentaje de tiempo le vas a dedicar a cada cliente. Esto se hace contabilizando las horas que trabajas en el mes, y cuantas serán para cada cliente.
- Asigná un espacio de tu tiempo para reuniones fuera de la oficina, y también para momentos de relajación para generación de nuevas ideas, o pensar soluciones a problemas existentes. Estas tareas también requieren tiempo y casi nunca nos percatamos que debemos asignarlo en nuestra rutina diaria para poder ayudar a la mente en el proceso de convertirnos en seres más productivos y efectivos.
En el gráfico está detallado el porcentaje de tiempo que se dedica a cada cliente y a otras tareas. Podés realizarlo según la cantidad horas que te lleva cada uno y también tener en cuenta el rendimiento en ganancias. Esto quiere decir que, al realizar la matriz, puede que notes que le dedicás demasiado tiempo a un proyecto que no te deja mucha ganancia, y ese análisis puede ayudarte a recapitular y organizar los tiempos mejor según tus necesidades económicas.
Al realizar esta matriz suceden una serie de consecuencias altamente favorecedoras para tu rutina:
- Te comprometés a invertir tu tiempo en aquellos proyectos/clientes/ que estén alineados en tus objetivos o metas.
- Aprendés a detectar si es necesario delegar alguna de las tareas para lograr mayor efectividad.
- Al tener un norte claro de tu tiempo, te será más fácil relajarte sin culpa, cuando necesitás momentos de creatividad, o búsqueda de nuevas soluciones.
- Si te resulta efectiva, también podés replicarla para tus áreas personales, en búsqueda de una mayor organización y efectividad.
Y recordá finalmente que como bien dice la Ley de Pareto aplicada a la gestión del tiempo, “El 80% de tus resultados, dependen del 20% de tus acciones”. Es importante que aprendamos a ser selectivos en nuestras tareas diarias y esta herramienta es un buen vehículo para lograrlo.
